ईमेल क्या हैं इसके प्रकार, उपयोग, लाभ और नुकसान

पुराने समय में किसी को भी कोई सूचना या संदेश भेजने के लिए पत्र का इस्तेमाल किया जाता था जिसमें समय की बर्बादी, डाक का खर्चा और पत्र खोने का डर रहता था इसलिए आज पत्र का इस्तेमाल ना होकर ईमेल का इस्तेमाल होने लगा हैं।

आज तकनीक के विकसित होने से किसी को भी कोई सूचना या संदेश भेजने के लिए ईमेल का इस्तेमाल किया जाता है। ईमेल से सूचना या संदेश भेजने के लिए ना ही आपको कोई खर्चा देना पड़ता है, ना ही ज्यादा समय की बर्बादी होती है और ना ही इसके खोने का डर रहता हैं।

शायद आपने भी कभी ईमेल का इस्तेमाल किसी को संदेश भेजने के लिए किया होगा। अगर आपको नहीं पता कि ईमेल क्या होता है तो आज इस लेख में हम आपको ईमेल से जुड़ी सभी बातें बताएंगे और यह भी बताएंगे कि Email और Gmail में क्या अंतर हैं।

ईमेल क्या हैं

Email का पूरा नाम Electronic Mail हैं। जैसा कि इसके नाम से ही पता चल रहा है कोई भी सूचना या संदेश जिसे इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से भेजा जाता है उसे ईमेल कहा जाता हैं।

Email Electronic Communication पर सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली सुविधाओं में से एक है। ईमेल को ईमेल सर्वर के माध्यम से Transmit किया जाता है यह TCP या IP के भीतर कई प्रोटोकॉल का उपयोग करता हैं।

उदाहरण के लिए SMTP एक प्रोटोकॉल है जो साधारण मेल ट्रांसफर प्रोटोकोल के लिए है और इसका उपयोग संदेश भेजने के लिए किया जाता है। जबकि अन्य प्रोटोकॉल जैसे IMP या POP का उपयोग Mail Server से संदेश को प्राप्त करने के लिए किया जाता हैं।

ईमेल का इतिहास

इंटरनेट की तुलना में ईमेल बहुत पुराना है। शुरुआत में ईमेल केवल एक छोटा Advance था जिसे आजकल File Directory के रूप में जाना जाता हैं।

इसका उपयोग केवल दूसरे यूजर्स की Directory में एक संदेश भेजने के लिए किया जाता था जहां वह Log In करके इस सूचना को देख सकते थे।

Mailbox का उपयोग Massachusetts Institute Of Technology में किया गया था। जो 1965 में पहली ईमेल सिस्टम थी। जब इंटरनेट का काम शुरू नहीं हुआ था तब यूजर्स एक कंप्यूटर के कई यूजर्स को ईमेल के माध्यम से सूचना भेज सकते थे।

बाद में 1972 में Ray Tomlinson ने कुछ कठिनाइयों को दूर करने के लिए ईमेल का आविष्कार किया। एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर पर सूचना को दर्शाने के लिए उन्होंने @ का प्रयोग किया और फिर Internet Standard की मदद से दूसरे को सूचना भेजना आसान हो गया। 

जब पर्सनल कंप्यूटर सामने आए तो Offline Reader पहले नए विकास में से एक था। ईमेल यूजर Offline Reader की सहायता से अपने ईमेल को अपने पर्सनल कंप्यूटर पर स्टोर करने लगे और उसे पढ़ने में सक्षम हो गए। SMTP पहला Email Standard था जो अभी भी प्रयोग में है। Email Address में धोखाधड़ी बहुत आसान थी और अभी भी हैं।

हालांकि World Wide Web कई सेवाएं प्रदान करता है जिसमें ईमेल सबसे ज्यादा उपयोग की जाने वाली सुविधा हैं।

Internet Service Provider ने 1980 के दशक तक पूरी दुनिया में लोगों को एक दूसरे से जोड़ना शुरु कर दिया था। साथ ही 1993 तक इंटरनेट का उपयोग बहुत बड़े पैमाने पर होता जा रहा था। 

आज Communication के लिए ईमेल का उपयोग करने वाले बहुत से लोग सिस्टम में लगातार अपडेट हो रहे हैं। अंतरराष्ट्रीय स्तर पर 600 मिलियन से अधिक लोग ईमेल का उपयोग करते हैं। 

ईमेल के घटक

ईमेल के कुछ महत्वपूर्ण Components निम्नलिखित हैं।

1. Label

ईमेल ‘से’ लेबल से शुरू होता है। हर कोई इस बात पर ध्यान देता है कि ईमेल कहां से आया है? जब कोई व्यक्ति अपने Inbox को Scan करता है तो यह सबसे पहले दिखाई देता है। यह ई-मेल को आसानी से पढ़ने में मदद करता हैं।

2. Subject

इस लाइन में हमें यह पता चलता है कि ईमेल किस बारे में है? जब कोई ईमेल Inbox में आता है तो हम उसके विषय को देखकर यह तय करते हैं कि हमें उसे खोलना है या नहीं।

3. Pre Header

Pre Header एक सब्जेक्ट लाइन की SideKick की तरह होता है। यह आपके ईमेल की पहली लाइन होती है। कुछ ईमेल प्रोग्राम जैसे Gmail या मोबाइल फोन में Subject Line के बाद Preheader शामिल होता है ताकि पढ़ने वाला इमेल खोलने से पहले थोड़ी और जानकारी प्राप्त कर सके।

4. Email Body

यह ईमेल का मुख्य भाग होता है जो Pre Header के बाद आता है। बेहतर ईमेल में Email Body छोटे होते हैं और Attach किए गए फाइल या Document में अधिक जानकारी जोड़ते हैं। 

5. End

यह ईमेल का सबसे आखरी भाग होता है। इसमें धन्यवाद, जल्द ही आपसे बात करें और बाद में मिलते हैं जैसे शब्दों का उपयोग किया जाता है।

आधुनिक समय में ईमेल HTML को सपोर्ट करता है। HTML का सपोर्ट करने वाले ईमेल में लिंक, फोटो, CSS, Layout हो सकते हैं और मैसेज के साथ फाइल या Image Attachment भी भेजे जा सकते हैं।

ईमेल के प्रकार

ई-मेल के कई प्रकार होते हैं जो निम्नलिखित हैं।

Marketing Email

इस तरह के ईमेल का मुख्य उद्देश विज्ञापन है। किसी ग्राहक को खरीदारी करने के लिए उत्साहित करने के उद्देश्य से Marketing Email इस्तेमाल किया जाता है। इसके अलावा मार्केटिंग ईमेल ग्राहकों के साथ संबंध बनाने, ग्राहकों को शिक्षित करने इत्यादि के लिए भी उपयोग किया जाता हैं।

Welcome Email

अक्सर आपने यह देखा होगा की जब भी आप किसी Application या Website पर Log In करते हैं तो आपके पास एक ईमेल आता है वही ईमेल Welcome Email होता है। इसमें नई यूजर्स को बधाई देने के अलावा नए लोगों को सेवा का उपयोग करने के लिए Instruction बताया जाता हैं।

Special Email

इस प्रकार के ईमेल Discount या Prize का वादा करते हैं। ऐसे इमेज ग्राहकों को जल्द से जल्द खरीदारी करने के लिए उत्साहित करते हैं।

उदाहरण के लिए यदि आपने Amazon पर अपना अकाउंट बनाया है तो आपको Amazon पर किसी भी प्रकार के Discount या Sell के बारे में बताने के लिए आपके पास ईमेल आ सकता हैं।

Advertisement Email

यह सबसे सामान्य प्रकार की इमेल है जिसका उपयोग आपको नए उत्पादों या सेवाओं के बारे में सूचित करने के लिए किया जाता है। यह यूजर्स को कुछ महत्वपूर्ण लाभ प्रदान करते हैं जैसे मुफ्त महीने की सेवा, प्रतिशत छूट इत्यादि।

Onboarding Email

Onboarding Email को Post Sell Email भी कहा जाता है। यह ईमेल Subscription के ठीक बाद यूजर्स को प्राप्त होते हैं। Onboarding Email में खरीदारों को किसी वस्तु का अच्छे से उपयोग करने के तरीके के बारे में बताया जाता है।

ई-मेल का उपयोग

ई-मेल का उपयोग निम्नलिखित तरीकों से किया जा सकता है:

• इसका उपयोग किसी संगठन या कंपनी के भीतर या Personally दो लोगों या लोगों के एक बड़े समूह के बीच Communicate करने के लिए किया जा सकता है।
• ई-मेल का उपयोग अन्य लोगों के साथ Communicate करने, फोटो, Document, Link इत्यादि भेजने और प्राप्त करने के लिए किया जाता हैं।

ई-मेल के लाभ

ई-मेल के कई फायदे हैं जो इस प्रकार हैं।

• ईमेल दूसरों के साथ Communicate करने के लिए Very Cost Effective Service है क्योंकि व्यक्तियों और संगठनों के लिए कई ईमेल सेवाएं मुफ्त में उपलब्ध है। एक बार जब कोई यूजर ऑनलाइन हो जाता है तो इसमें सेवाओं के लिए कोई खर्च नहीं लगता हैं।
• Email यूजर्स को किसी भी समय कहीं से मेल ईमेल Access करने का लाभ प्रदान करता है यदि उनके पास इंटरनेट कनेक्शन हैं।
• ई-मेल को सही जानकारी के साथ बहुत आसानी से बनाया जा सकता है। इसके अलावा कम समय में इसे जल्दी से बदला जा सकता हैं।
• ई-मेल की मदद से आप बड़ी संख्या में लोगों को आसानी से संदेश भेज सकते हैं।
• ईमेल एक Simple User Interface Face प्रदान करता है और यूजर्स को अपने संदेशों को Categorise और Filter करने में सक्षम बनाता हैं।
• ई-मेल Junk और Spam मेल जैसे Unwanted Mail को पहचानने में आपकी मदद करता हैं।
• ई-मेल Paperless होता है जिसके वजह से यह कागज के खर्च को कम करता है और कागज के उपयोग को कम करके पर्यावरण को बचाने में भी मदद करता हैं।
• इसके अलावा ईमेल विज्ञापन उत्पादों के लिए फायदेमंद है। चुकी ईमेल संचार का एक रूप है इसलिए संगठन या कंपनियां बहुत से लोगों के साथ बातचीत कर सकती है और उन्हें कम समय में सूचना पहुंचा सकती हैं।

ईमेल के नुकसान

• ई-मेल डिवाइस को वायरस से Iffect करने के लिए सामान्य तरीकों में से एक है। उदाहरण के लिए कभी-कभी जब आपको कोई मेल मिलता है तो हो सकता है कि ई-मेल के Attach Link के साथ वायरस से आया हो और जब आप Link पर क्लिक करते हैं और लिंक को खोलते हैं तो वायरस आपके सिस्टम को Iffect कर सकता हैं।
• ऐसे कई हैकर है जो आप की महत्वपूर्ण जानकारी हासिल करना चाहते हैं। इसलिए Sensitive Data जैसे राजनीतिक, वित्तीय, Document या Personal Message प्राप्त करने के लिए ईमेल एक अच्छा Source नहीं है। हाल के दिनों में ऐसे कई High Profile मामले सामने आए हैं जिनमें दिखाया गया है कि ईमेल कैसे असुरक्षित हैं।
• ई-मेल से आप जल्दबाजी में गलत बटन पर क्लिक करके गलतियां कर सकते हैं। उदाहरण के लिए आप किसी एक व्यक्ति को ईमेल भेजने के बजाय गलती से Sensitive Data को लोगों के एक बड़े समूह को भेज सकते हैं। इसलिए यह हानिकारक हो सकता है और कार्यस्थल में बड़ी परेशानी पैदा कर सकता हैं।
• हालांकि हाल के दिनों में ईमेल की सुविधाओं में सुधार किया गया है। फिर भी ईमेल के माध्यम से Spam के साथ अभी भी बड़ी समस्या हैं।
• अन्य संचार के ईमेल कम Personal होते हैं। इसलिए फोन से बात करना ई-मेल की तुलना में संचार के लिए अधिक उपयुक्त होता हैं।
• चुकी ईमेल में केवल Text होते हैं कोई बॉडी लैंग्वेज नहीं होती इसलिए इमेल के साथ गलतफहमी आसानी से हो सकती हैं।
• चुकी एक समय में कई लोगों को ईमेल भेजना बहुत आसान है जो Information Overload का कारण बन सकता है। कई कार्यस्थलों में यह एक बड़ी समस्या हैं।

ईमेल में क्या भेजा जा सकता हैं

ईमेल में PHOTO, TEXT, DOCUMENTS, VIDEOS आदि कंप्यूटर में स्टोर कोई भी फाइल Attach करके भेजना संभव हैं।

हालांकि कुछ सुरक्षा मुद्दों के कारण ईमेल पर कुछ प्रकार की फाइलें भेजना संभव नहीं हो सकता हैं।

उदाहरण के लिए .exe फाइल को कई कंपनियों द्वारा ईमेल पर भेजे जाने से Block किया जा सकता है और आपको फाइल को .zip में बदलने की आवश्यकता होगी। इसके अलावा आप किसी बड़ी फाइल या प्रोग्राम को ईमेल पर नहीं भेज सकते हैं।

Email Attacks के उदाहरण

Email Attacks में Spoofing, Spamming, Spear Fishing, Fishing, Business Image Compromise (BEC) और Ransomware शामिल है। हर महीने कई कंपनी BEC हमले की चपेट में आते हैं क्योंकि हर 412 में से एक में मैलवेयर हमला होता हैं।

Symantec Internet Threat Security Report के अनुसार Spearfishing सबसे ज्यादा इस्तेमाल किया जाने वाला Infection Vector है। नीचे इस प्रकार के हमलो का पूरा विवरण दिया गया हैं।

Phishing

आमतौर पर यह ईमेल के माध्यम से किया जाता है। Phishing Email का उपयोग Attackers क्रेडिट कार्ड और Log In जानकारी जैसे Sensitive Data को चुराने या मैलवेयर स्थापित करने के लिए करते हैं।

सभी को अपनी सुरक्षा के लिए फिशिंग हमले के बारे में सीखना चाहिए क्योंकि यह एक सामान्य प्रकार का साइबर हमला है। फिशिंग ईमेल की सामान्य विशेषताएं Sense of Agency, Hyperlink इत्यादि हैं।

Spamming

1990 के दशक से Spam एक समस्या है जिसका सामना ज्यादातर ईमेल यूजर्स करते हैं और यह बढ़ता ही जा रहा है। ‌आमतौर पर एक ईमेल Spammer द्वारा लाखों Email Address पर इस उम्मीद के साथ भेजा जाता है कि Email Address के कुछ ही नंबर Message का जवाब देंगे या उसके साथ बातचीत करेंगे।

Spoofing

Email Spoofing एक लोकप्रिय Strategy है जिसका उपयोग Spam और Phishing में किया जाता है। Email Spoofing का उपयोग मेल मिलने वाले को ईमेल खोलने और जवाब देने के उद्देश्य से किया जाता हैं।

Ransomware

यह मैलवेयर का एक सबसेट है जिसका इस्तेमाल फाइलों को Encrypt करने के लिए किया जाता है। आमतौर पर यह सिस्टम पर Encryption द्वारा डाटा को Lock कर देता है और डाटा को Decrypt करने के लिए पैसों की मांग करता हैं।

Business Image Compromise (BEC)

BEC में हमलावर एक ईमेल खाते को Hack करता हैं। अक्सर एक हमलावर केवल एक Email Address के साथ एक खाता बनाता हैं। जो Corporate Network पर लगभग एक जैसा होता है। कभी-कभी इसी को  Man In The Email Attack रूप में भी जाना जाता हैं।

ईमेल अटैक से कैसे बचें

ऐसी कई तकनीकी हैं जिनका उपयोग करके आप Email Communication और खातों के Sensitive Data को हानि होने से रोक सकते हैं।

• आप मजबूत पासवर्ड बनाकर और पासवर्ड को बार-बार बदलने से खाते को सुरक्षित कर सकते हैं। मजबूत पासवर्ड बनाने के लिए Alphabetical, Numerical और Special Symbol का उपयोग कर सकते हैं जो आपके खाते की सुरक्षा में मदद कर सकता हैं।
• आप अपने कंप्यूटर पर Antivirus और Antimalware Software चला सकते हैं। साथ ही Junk Mail को अलग करने के लिए Spam Filter और Folder बना सकते हैं।
• इसके अलावा आप Email Security Gateway लागू कर सकते हैं। Email Security Gateway सभी प्राप्त ईमेल को Scan करके इसकी जांच करते हैं और पता लगाते हैं कि सिस्टम में ईमेल को अनुमति दी जानी चाहिए या नहीं।

Email Address बनाने के नियम

Email Address बनाने के लिए नीचे दिए गए विभिन्न नियमों का पालन करने की आवश्यकता होती हैं।

• Email Address में @ के पहले यूजर का नाम और @ के बाद Domain Name आता हैं।
• एक ईमेल में केवल एक @ चिन्ह होना चाहिए।
• ई-मेल एड्रेस में Space और Special Symbol नहीं होते।